Răspuns rapid: Cazierul fiscal pentru persoana juridică arată dacă firma are înscrise fapte sancționate penal sau contravențional de legislația fiscală, contabilă, vamală ori de disciplina financiară și anumite situații prevăzute de lege. Nu este documentul care arată datoriile curente. Certificatul se cere gratuit prin Spațiul Privat Virtual sau la orice organ fiscal competent, se eliberează de îndată și este valabil 30 de zile, numai în scopul pentru care a fost emis.

Confuzia cu certificatul de atestare fiscală este cea mai frecventă eroare. Dacă o bancă sau o autoritate vrea să afle obligațiile fiscale restante, documentul potrivit este, de regulă, certificatul de atestare fiscală, nu cazierul fiscal.

Ce conține cazierul fiscal al firmei

OG nr. 39/2015 privind cazierul fiscal îl definește ca instrument de evidență a disciplinei fiscale, contabile și financiare. În el se înscriu faptele stabilite prin acte definitive, dintre cele indicate de actele normative și de nomenclatorul aprobat.

Pot apărea, după caz, informații privind:

• infracțiuni din domeniul fiscal, contabil sau vamal;
• contravenții expres prevăzute pentru înscriere;
• atragerea răspunderii solidare cu debitorul;
• inactivitatea fiscală, în condițiile legii;
• alte situații stabilite de OG nr. 39/2015.

Nu orice amendă primită de companie intră în cazier și nu orice întârziere la plată produce o înscriere. Fapta trebuie să facă parte din categoria legală și să existe documentul pe baza căruia informația se transmite către evidență.

Certificatul poate avea mențiunea că nu sunt înscrise fapte ori poate reda informațiile existente. Expresia colocvială „cazier curat” nu înseamnă că firma nu are datorii, litigii sau incidente de plată.

Cazier fiscal versus certificat de atestare fiscală

Cele două documente răspund la întrebări diferite:

| Document | Ce verifică | |---|---| | Certificat de cazier fiscal | Fapte și situații înscrise privind disciplina fiscală, contabilă, vamală și financiară | | Certificat de atestare fiscală | Modul de îndeplinire a obligațiilor de plată și creanțele aflate în evidența organului fiscal |

O societate poate avea un cazier fără mențiuni, dar să figureze cu impozite neachitate. Invers, poate să nu aibă datorii curente, dar să existe încă o faptă în cazier până la îndeplinirea condițiilor legale de scoatere.

Certificatul constatator de la registrul comerțului este un al treilea document: arată datele de înregistrare, sediul, administratorii, obiectul de activitate și alte informații despre companie. Nu substituie nici cazierul, nici atestarea fiscală.

Cine poate solicita certificatul

Pentru persoana juridică, cererea poate fi depusă de:

• reprezentantul legal;
• un reprezentant desemnat prin mandat întocmit conform legii;
• o instituție sau autoritate publică, în cazurile în care soluționează o cerere și legea specială impune certificatul.

La ghișeu se prezintă cererea, actul de identitate și dovada calității de reprezentant ori mandatul. Legea permite depunerea la orice organ fiscal competent în eliberarea cazierului, indiferent de domiciliul fiscal al societății.

Un asociat care nu este și administrator nu reprezintă automat societatea. El are nevoie de mandat dacă actul constitutiv și registrul comerțului nu îi conferă puterea de reprezentare.

Cum obții cazierul fiscal online

Firma trebuie să fie înrolată în Spațiul Privat Virtual, iar persoana care operează contul să aibă drepturile corespunzătoare. ANAF include cazierul fiscal între documentele care pot fi obținute fără deplasare, prin SPV. În SPV, solicitarea se găsește în zona dedicată eliberării documentelor; se selectează certificatul de cazier fiscal și se indică scopul.

Pașii practici sunt:

1. autentificarea în SPV pe profilul firmei;
2. deschiderea secțiunii „Solicitări” sau „Eliberare documente”;
3. selectarea certificatului de cazier fiscal;
4. completarea scopului;
5. transmiterea cererii;
6. descărcarea documentului semnat electronic din mesageria SPV.

Documentul electronic are valoarea juridică prevăzută de lege. Păstrează fișierul original, nu doar o captură de ecran sau o copie tipărită fără posibilitatea verificării semnăturii.

Dacă firma nu este corect înrolată ori reprezentantul s-a schimbat recent, poate fi necesară actualizarea drepturilor în SPV înainte de solicitare.

Eliberarea la ghișeu

Cererea poate fi depusă la orice unitate fiscală competentă pentru acest serviciu. Reprezentantul legal prezintă actul de identitate și dovada calității; împuternicitul prezintă și mandatul.

OG nr. 39/2015 prevede eliberarea de îndată, nu un termen generic de „câteva zile”. Dacă sunt necesare clarificări privind reprezentarea sau identitatea, soluționarea practică poate fi întârziată până la completarea documentelor.

Certificatul se emite fără taxă atât pe hârtie, cât și electronic. Solicitările de bani pentru „taxa ANAF de cazier” trebuie verificate; pot exista doar costurile unui serviciu privat de reprezentare, nu taxa de emitere a certificatului.

Valabilitatea exactă

Certificatul este valabil 30 de zile de la data emiterii și numai pentru scopul declarat. Nu are o valabilitate vagă de „câteva luni”.

Dacă procedura durează și termenul expiră, solicitantul poate cere un document nou. O instituție nu ar trebui să trateze un certificat emis pentru alt scop ca valabil fără să verifice condițiile propriei proceduri.

Când este obligatoriu

Legea cere prezentarea cazierului, între altele, în anumite operațiuni de autorizare, înregistrare și modificare a persoanelor juridice, precum și în situațiile expres prevăzute de acte speciale. Pentru operațiunile de la registrul comerțului, informațiile pot fi obținute direct între ONRC și ANAF, potrivit protocolului legal, fără ca solicitantul să aducă hârtia.

Nu este corect să se afirme că certificatul este obligatoriu pentru orice credit, contract comercial sau licitație. Banca ori partenerul poate solicita documente în evaluarea proprie, iar achizițiile publice au propriile cerințe și mecanisme de verificare. Citește lista procedurii concrete.

O autoritate publică ce are obligația legală să ceară certificatul pentru soluționarea dosarului îl poate solicita direct de la organul fiscal. Întreabă dacă este necesar să îl depui tu înainte de a face un drum la ANAF.

Cazierul firmei și cazierul administratorului

Persoana juridică și persoana fizică au evidențe distincte. Faptele societății nu se transferă automat în cazierul fiecărui asociat, iar cazierul unui administrator nu este identic cu cel al firmei.

OG nr. 39/2015 prevede însă situații în care inactivitatea fiscală sau răspunderea poate produce înscrieri și pentru reprezentanții legali ori desemnați. La înființarea sau modificarea unei societăți pot fi verificate persoanele relevante, nu numai compania.

De aceea, o cerere trebuie să indice corect CUI-ul societății și persoana pentru care se dorește certificatul. Certificatul emis pe numele administratorului nu dovedește situația cazierului societății.

Cum se corectează o informație greșită

Contribuabilul poate cere rectificarea informațiilor din cazier dacă acestea nu corespund situației reale ori legale. Cererea trebuie să identifice înscrierea contestată și să includă documentele justificative: hotărâre, proces-verbal anulat, dovada plății amenzii sau actul care schimbă situația, după caz.

Organul fiscal verifică cererea potrivit procedurii aprobate prin ordin ANAF. Dacă soluția este nefavorabilă, actul poate fi contestat prin calea și în termenul indicate în comunicare.

Nu solicita simpla „ștergere” fără a verifica temeiul. Scoaterea din evidență se produce în condiții diferite:

• fapta nu mai este sancționată;
• a intervenit amnistia ori reabilitarea;
• a trecut perioada legală fără fapte noi;
• amenda a fost achitată și s-a împlinit termenul aplicabil;
• actul de înscriere a fost anulat;
• a încetat situația de inactivitate, conform regulii specifice.

Unele scoateri se fac din oficiu, altele necesită documente sau verificări.

Ce faci dacă certificatul este cerut urgent

Verifică mai întâi dacă autoritatea îl poate obține direct. Dacă trebuie furnizat de firmă, solicitarea prin SPV evită deplasarea și produce un document electronic ușor de transmis.

Compară CUI-ul, denumirea și scopul imediat după primire. Dacă există o mențiune neașteptată, nu trimite automat certificatul mai departe; identifică actul care a generat înscrierea și verifică dacă sunt îndeplinite condițiile pentru rectificare sau scoatere.

Întrebări frecvente

Cazierul fiscal arată datoriile firmei?

Nu. Pentru obligațiile restante se solicită certificatul de atestare fiscală.

Cât timp este valabil?

30 de zile de la emitere și numai în scopul pentru care a fost eliberat.

Cât costă?

ANAF îl emite gratuit, pe hârtie sau în formă electronică.

În cât timp se eliberează?

Legea spune „de îndată”. Cererea incompletă ori problemele de reprezentare trebuie mai întâi rezolvate.

Îl poate cere contabilul?

Da, dacă este reprezentant desemnat pe baza unui mandat valabil și are drepturile necesare în canalul folosit. Contractul de contabilitate nu conferă automat orice putere de reprezentare.

Poate un partener comercial cere direct cazierul altei firme?

Certificatul nu este o bază publică accesibilă oricui. Partenerul îl poate solicita firmei în cadrul negocierii, dar ANAF îl eliberează contribuabilului, reprezentanților și autorităților în cazurile legale.

Cazierul persoanei fizice arată datoriile sale?

Nu. Și pentru persoana fizică, cazierul evidențiază fapte și situații prevăzute de OG nr. 39/2015, nu soldul obligațiilor fiscale.

Pentru o solicitare corectă, notează scopul, verifică dacă instituția poate obține documentul direct și folosește profilul societății din SPV. Dacă întrebarea este „ce datorii are firma?”, cere certificatul de atestare fiscală.