Răspuns scurt: da. Dacă încasezi sume pentru operațiuni pentru care legea cere bon fiscal, nu este suficient să ai fizic o casă de marcat. Aparatul trebuie fiscalizat, atribuit punctului de lucru și folosit conform procedurii. Utilizarea unui aparat nefiscalizat poate fi tratată, în funcție de situația găsită la control, ca lipsă a aparatului fiscal obligatoriu, neemitere de bonuri sau utilizare nelegală a aparatului. Pot urma amendă, confiscarea sumelor nejustificate și, pentru unele abateri, suspendarea activității.

Expresia „casă nefiscalizată” se referă aici la casa de marcat, nu la o locuință nedeclarată. Regimul juridic principal este stabilit de OUG nr. 28/1999 privind aparatele de marcat electronice fiscale.

Ce înseamnă fiscalizarea casei de marcat

Fiscalizarea este operațiunea tehnică și administrativă prin care aparatul de marcat electronic fiscal, prescurtat AMEF, este pregătit pentru utilizarea legală de către un anumit operator economic. Ea se face printr-o unitate de service acreditată, după atribuirea numărului unic de identificare și parcurgerea formalităților cerute.

Un aparat scos din cutie sau folosit numai în regim de probă nu este automat o casă de marcat fiscală funcțională. Bonurile de test nu înlocuiesc bonurile fiscale și nu pot justifica încasările din vânzări reale.

După fiscalizare, datele de identificare ale utilizatorului și adresa locului de instalare trebuie să fie corecte. Mutarea aparatului la alt punct de lucru, schimbarea utilizatorului sau intervențiile asupra memoriei fiscale nu se rezolvă prin simpla modificare manuală a antetului.

Când este obligatoriu aparatul de marcat

Regula generală din art. 1 al OUG nr. 28/1999 privește operatorii economici care încasează, integral sau parțial, numerar, card ori substitute de numerar pentru bunuri vândute cu amănuntul sau servicii prestate direct populației. Aceștia trebuie să utilizeze aparate de marcat electronice fiscale și să predea bonul clientului, dacă nu se încadrează într-o excepție legală.

Nu toate încasările unei firme au același regim. Înainte de achiziția și fiscalizarea aparatului trebuie clarificat:

• cine este clientul și dacă operațiunea este făcută direct către populație;
• ce bun ori serviciu se vinde;
• prin ce mijloc se încasează;
• dacă activitatea intră într-o excepție de la art. 2;
• dacă o regulă specială impune alte documente.

Factura nu elimină automat obligația bonului fiscal. Pentru o operațiune supusă regulii AMEF, factura solicitată de client se eliberează în plus față de bon, în condițiile legii.

De ce casa nefiscalizată nu poate fi folosită „temporar”

Obligația nu începe când service-ul găsește timp pentru programare, ci când operatorul desfășoară operațiuni pentru care aparatul este obligatoriu. Faptul că aparatul a fost comandat sau se află în sediu nu dovedește dotarea legală dacă el nu poate emite bon fiscal valid.

Înainte de prima vânzare, operatorul ar trebui să aibă cel puțin:

• aparatul dintr-un model autorizat;
• numărul unic atribuit aparatului;
• instalarea și fiscalizarea realizate prin unitate acreditată;
• cartea de intervenții și registrul special, după caz;
• configurarea corectă a datelor de identificare și a locului de utilizare;
• procedura internă pentru emiterea bonurilor și închiderea zilnică;
• conectarea aparatului și transmiterea datelor potrivit regimului aplicabil.

O soluție prudentă este amânarea încasărilor pentru care se cere bon până când aparatul este funcțional legal. O chitanță improvizată sau un bon nefiscal nu vindecă lipsa bonului fiscal.

Ce sancțiune se poate aplica

Nu există o singură „amendă pentru casă nefiscalizată”. Organul de control trebuie să identifice fapta concretă din art. 10 al OUG nr. 28/1999 și să aplice sancțiunea corespondentă din art. 11, în forma în vigoare la data faptei.

Încadrarea poate privi, după caz:

• nedotarea cu aparat de marcat electronic fiscal;
• neemiterea bonului pentru toate bunurile sau serviciile;
• emiterea altor documente în locul bonului fiscal;
• utilizarea unui aparat nelegalizat, nesigilat sau configurat pentru alt operator;
• existența unor sume care nu pot fi justificate prin documentele fiscale;
• nepredarea bonului către client;
• nerespectarea obligațiilor privind documentele, memoria, jurnalul electronic ori conectarea.

Unele fapte atrag o amendă fixă, iar altele au sancțiuni calculate în funcție de diferența nejustificată și de ponderea acesteia în vânzări. Legea prevede, pentru anumite abateri, și confiscarea sumelor sau veniturilor, precum și suspendarea activității la unitatea verificată până la îndeplinirea condițiilor legale.

De aceea, o valoare de amendă preluată dintr-un articol vechi poate fi greșită. OUG nr. 28/1999 a fost modificată de numeroase ori. La un control sau la contestarea procesului-verbal contează forma legii valabilă la data faptei și descrierea exactă a situației.

Trei situații care nu trebuie confundate

1. Firma nu are deloc aparat, deși este obligată

Aceasta este situația clasică de nedotare. Dacă există vânzări și încasări care trebuiau înregistrate, riscurile nu se limitează la cumpărarea ulterioară a aparatului. Controlul poate analiza și sumele deja încasate.

2. Firma are aparatul, dar nu a fost fiscalizat

Din perspectiva emiterii bonului, aparatul nu îndeplinește încă funcția legală. Bonurile de probă sau documentele interne tipărite cu el nu sunt bonuri fiscale. Contractul cu distribuitorul și factura de achiziție pot demonstra demersurile făcute, dar nu transformă aparatul într-unul fiscalizat.

3. Aparatul este fiscalizat, dar temporar defect

Aceasta are un regim diferit. Operatorul trebuie să anunțe service-ul și, pe durata defectării, să aplice procedura legală, inclusiv înregistrarea operațiunilor în registrul special și emiterea chitanțelor, dacă sunt îndeplinite condițiile. Regimul de avarie nu poate fi folosit pentru un aparat care nu a fost fiscalizat niciodată.

Ce trebuie făcut dacă aparatul a fost folosit deja

Oprirea imediată a utilizării neconforme este primul pas. Apoi:

1. inventariază toate încasările și documentele emise;
2. păstrează memoria, jurnalele, rapoartele și orice dovadă existentă;
3. contactează distribuitorul sau unitatea de service acreditată;
4. verifică statutul aparatului și datele sale în evidențele ANAF;
5. reconciliază încasările cu contabilitatea, TVA și declarațiile fiscale;
6. corectează documentele și declarațiile numai prin procedurile legale;
7. cere opinia contabilului sau a unui consultant fiscal înainte de a improviza regularizări.

Nu trebuie șterse date, antedatate documente sau emise retroactiv bonuri ca și cum ar fi fost eliberate clienților la momentul vânzării. Astfel de intervenții pot agrava situația și pot afecta probele.

Fiscalizarea practică a unui aparat nou

Fluxul poate varia în detaliu, dar presupune în mod obișnuit:

1. alegerea unui model autorizat și a unui distribuitor autorizat;
2. obținerea numărului unic de identificare de la organul fiscal;
3. programarea instalării la unitatea de service acreditată;
4. introducerea datelor utilizatorului și a locului de instalare;
5. sigilarea și activarea memoriei fiscale;
6. întocmirea documentelor de instalare și actualizarea evidențelor;
7. testarea funcționării și instruirea persoanelor care operează aparatul.

ANAF publică un ghid privind înregistrarea informațiilor despre aparatele de marcat, însă pentru formularele și versiunile tehnice curente trebuie consultate și secțiunile actualizate ale instituției.

Dacă nu au existat vânzări

Simpla deținere a unui aparat nefiscalizat, păstrat și neutilizat, nu este același lucru cu încasarea de bani prin el. Probele contează: rapoarte, jurnal, numerar găsit, evidență contabilă, facturi, extrase și declarații ale persoanelor verificate.

Separat, pentru anumite aparate fiscalizate care nu sunt utilizate într-o perioadă de raportare există obligații declarative specifice. „Nefolosit” nu înseamnă întotdeauna „nefiscalizat”, iar cele două situații nu trebuie tratate identic.

Ce verifică inspectorii

Într-un control pot fi comparate stocul, casa fizică, raportul fiscal, jurnalul electronic, registrul special, facturile, plățile cu cardul și evidența contabilă. Inspectorii pot face cumpărături de control și pot solicita documentele aparatului.

Un bon care poartă alt CUI sau adresa altui punct de lucru este un semnal distinct față de lipsa completă a bonului. Procesul-verbal trebuie să descrie fapta, data, locul, sumele și norma încălcată.

Poate fi contestată amenda

Procesul-verbal contravențional poate fi contestat, de regulă, în 15 zile de la înmânare sau comunicare, potrivit OG nr. 2/2001. Plângerea nu ar trebui construită doar pe ideea că aparatul fusese cumpărat. Sunt relevante obligația efectivă de a utiliza AMEF, activitatea desfășurată, probele încasărilor, încadrarea juridică, forma legii aplicabile și modul în care sancțiunea a fost individualizată.

Achitarea unei părți din amendă, suspendarea activității și efectul plângerii pot avea reguli speciale. Termenul din procesul-verbal și textul legal indicat trebuie verificate imediat, preferabil cu un avocat sau consultant fiscal.

Întrebări frecvente

Pot emite doar factură până se fiscalizează aparatul?

Nu ca regulă generală. Dacă operațiunea impune bon fiscal, factura nu îl înlocuiește automat.

Este suficient POS-ul?

Nu. Plata cu cardul nu elimină în toate situațiile obligația AMEF. Se verifică activitatea și excepțiile legale aplicabile.

Pot folosi casa fiscalizată pe altă firmă?

Nu fără procedurile legale de schimbare și fiscalizare. Aparatul este asociat utilizatorului și locului de instalare.

Un bon de test este bon fiscal?

Nu. Documentul din regimul de test nu justifică o vânzare reală și nu trebuie predat ca bon fiscal.

Cine poate fiscaliza aparatul?

Operațiunea se face prin distribuitorul autorizat sau unitatea de service acreditată pentru modelul respectiv, în cadrul procedurii ANAF.

Concluzia practică

Dacă activitatea cere bon fiscal, nu începe încasările doar pentru că aparatul a fost livrat. Fiscalizează-l, verifică datele înscrise și instruiește persoanele care îl folosesc. Dacă au existat deja încasări printr-o casă nefiscalizată, păstrează documentele și reconstruiește situația împreună cu contabilul; remedierea corectă depinde de operațiunile efective, nu de o explicație generică.