Răspuns direct

În 2026, istoricul oficial al unui salariat cuprinde contractele individuale de muncă și modificările transmise de angajatori în REGES-ONLINE, plus documentele din dosarele personale păstrate de fiecare angajator. Salariatul își poate vedea și descărca propriul extras din platformă. Un angajator nou nu primește însă acces liber la întregul istoric al candidatului și nici la fostele sancțiuni disciplinare.

REGES-ONLINE a înlocuit fluxul vechii aplicații Revisal. Din 1 ianuarie 2026, registrul este operat exclusiv prin noua platformă, după perioada de tranziție prevăzută de HG nr. 295/2025.

Ce este istoricul angajatului

Expresia poate desemna trei evidențe diferite:

1. istoricul din REGES-ONLINE, cu datele raportate despre contractele individuale de muncă;
2. dosarul personal, deținut separat de fiecare angajator;
3. stagiul de cotizare, evidențiat în sistemul public de pensii pe baza contribuțiilor.

Acestea se suprapun numai parțial. Extrasul din Registru dovedește elementele contractuale înscrise acolo, dar nu este un CV complet, o evaluare profesională sau un „cazier al angajatului”.

Ce apare în REGES-ONLINE

HG nr. 295/2025 privind REGES-ONLINE stabilește datele pe care angajatorii trebuie să le completeze și să le transmită. În funcție de contract și de perioada înregistrării, istoricul poate cuprinde:

• identitatea angajatorului și a salariatului;
• data încheierii și data începerii activității;
• durata contractului: determinată sau nedeterminată;
• funcția sau ocupația;
• tipul normei și durata timpului de muncă;
• locul muncii;
• salariul de bază, indemnizațiile, sporurile și alte adaosuri prevăzute;
• transferurile, detașările ori suspendările care trebuie raportate;
• data și temeiul încetării contractului;
• modificările succesive ale elementelor înregistrate.

Extrasul centralizator poate reuni contractele raportate de angajatori diferiți. El nu ar trebui confundat cu dosarul personal, care conține actele justificative.

Cum îți verifici istoricul de salariat

Platforma oficială este REGES-ONLINE a Inspecției Muncii. Salariatul se autentifică prin una dintre metodele acceptate și accesează secțiunea destinată salariaților. De acolo poate vizualiza contractele și genera un extras.

Inspecția Muncii arată că extrasul electronic este semnat de sistem și poate fi folosit pentru dovedirea vechimii în muncă și/sau în specialitate, în limitele datelor pe care le conține.

Pașii practici sunt:

1. creezi sau accesezi contul asociat identității tale;
2. verifici angajatorii și fiecare versiune a contractelor;
3. compari datele cu contractele, actele adiționale și deciziile primite;
4. descarci extrasul centralizator;
5. semnalezi imediat diferențele angajatorului care le-a transmis.

În platformă pot apărea versiuni active, încetate ori neclare pentru același contract. Acest lucru nu trebuie corectat prin ștergerea arbitrară a istoricului, ci prin identificarea operațiunii greșite și rectificarea ei de către entitatea responsabilă.

Ce se găsește în dosarul personal

Angajatorul întocmește un dosar personal pentru fiecare salariat. Potrivit HG nr. 295/2025, acesta cuprinde cel puțin:

• actele necesare angajării;
• contractul individual de muncă;
• actele adiționale;
• actele privind modificarea, suspendarea și încetarea contractului;
• actele de studii și certificatele de calificare;
• documentele care justifică legalitatea și corectitudinea datelor din Registru.

În funcție de raportul de muncă, dosarul poate conține și fișa postului, documente de medicina muncii, evaluări, cereri, decizii și acte disciplinare. Angajatorul nu poate transforma dosarul într-o colecție nelimitată de informații despre viața privată. Fiecare categorie de date trebuie să aibă un scop și un temei legal.

Dreptul la copii și adeverințe

La cererea scrisă a salariatului sau fostului salariat, angajatorul trebuie să elibereze copii certificate ale documentelor existente în dosarul personal în cel mult 15 zile lucrătoare.

Tot în cel mult 15 zile lucrătoare de la cerere, angajatorul trebuie să elibereze o adeverință care atestă activitatea, durata, salariul și vechimea în muncă și în specialitate, astfel cum rezultă din Registru și din dosar.

La încetarea activității, angajatorul are obligația să ofere:

• adeverința privind activitatea, durata, salariul și vechimea;
• un extras din Registru, certificat prin semnătură.

Cererea se depune într-o formă care produce dovadă: la registratură, prin scrisoare cu confirmare sau prin canalul electronic recunoscut de angajator. Specifică exact perioada și documentele solicitate.

Poate noul angajator să vadă toate locurile de muncă

Nu primește automat acces la istoricul complet al candidatului doar pentru că îl angajează. Candidatul poate prezenta un extras, adeverințe, diplome și referințe relevante. Colectarea trebuie limitată la ceea ce este necesar pentru postul respectiv.

De exemplu:

• vechimea într-o specialitate poate fi relevantă pentru încadrare;
• o calificare poate fi obligatorie pentru exercitarea profesiei;
• verificarea identității fostului angajator poate fi justificată;
• detaliile fără legătură despre salarii mai vechi, sănătate sau viața familială nu devin automat necesare.

Consimțământul candidatului nu justifică orice verificare. În raportul de muncă există un dezechilibru de putere, iar angajatorul trebuie să poată demonstra necesitatea, proporționalitatea și informarea persoanei.

Referințele de la foștii angajatori

Un recrutor poate cere referințe profesionale, dar ar trebui să informeze candidatul și să limiteze întrebările la postul vizat. Fostul angajator nu ar trebui să divulge liber întregul dosar personal, salariul, date medicale sau sancțiuni.

O practică prudentă este confirmarea:

• perioadei lucrate;
• funcției;
• responsabilităților relevante;
• unor rezultate profesionale verificabile;
• eligibilității pentru reangajare, dacă există criterii clare.

Opiniile trebuie separate de fapte. Afirmațiile neverificate care afectează reputația candidatului pot genera litigii privind protecția datelor, răspunderea civilă sau discriminarea.

Apar sancțiunile disciplinare în istoricul REGES

Registrul general nu este un registru public al sancțiunilor disciplinare. Deciziile disciplinare pot exista în dosarul personal al angajatorului care le-a aplicat, dar nu formează un „cazier profesional” accesibil viitorilor angajatori.

Codul muncii prevede radierea de drept a sancțiunii disciplinare într-un termen de 12 luni dacă salariatului nu i se aplică o nouă sancțiune în acel interval; radierea se constată prin decizie scrisă a angajatorului. Consecințele asupra păstrării documentului și accesului la el trebuie gestionate separat de efectul juridic al sancțiunii.

Cum corectezi o eroare în istoric

Dacă extrasul indică o funcție, un salariu, o suspendare sau o încetare greșită:

1. compară extrasul cu actul contractual;
2. identifică angajatorul care a transmis înregistrarea;
3. trimite-i o cerere scrisă de verificare și corectare;
4. atașează copii relevante, nu originalele;
5. păstrează numărul de înregistrare și răspunsul;
6. verifică ulterior versiunea rectificată în platformă.

Angajatorul este responsabil pentru corectitudinea datelor transmise, chiar dacă folosește un prestator de salarizare. Prestatorul poate opera tehnic registrul, dar externalizarea nu transferă răspunderea legală a angajatorului.

Dacă angajatorul nu mai există, refuză nejustificat sau nu corectează datele, salariatul poate sesiza inspectoratul teritorial de muncă. Pentru date personale inexacte se pot folosi și drepturile prevăzute de GDPR, iar un litigiu privind vechimea ori existența raportului de muncă poate ajunge la instanța competentă.

Contractele mai vechi și carnetul de muncă

Pentru perioadele de dinaintea evidențelor electronice, carnetul de muncă, arhivele angajatorilor și adeverințele au în continuare importanță. Faptul că o perioadă veche nu apare într-un extras digital nu dovedește automat că nu a existat.

Pentru pensie trebuie verificat și stagiul de cotizare la Casa Națională de Pensii Publice. REGES urmărește relațiile de muncă; sistemul de pensii urmărește contribuțiile și stagiile recunoscute potrivit legislației pensiilor. O eroare poate exista într-un singur sistem sau în ambele.

Cât timp se păstrează datele

Dosarele personale trebuie păstrate în condiții care asigură securitatea și respectarea normelor de arhivare și protecție a datelor. Termenele nu sunt identice pentru toate documentele: actele de personal, statele de salarii, documentele contabile și dosarele privind litigii pot avea regimuri diferite.

Angajatorul trebuie să stabilească o politică documentată de retenție, să limiteze accesul și să păstreze evidența persoanelor care pot consulta dosarele. Nu este corectă nici ștergerea prematură a documentelor necesare dovedirii vechimii, nici păstrarea nelimitată „pentru orice eventualitate”.

Ce informații nu ar trebui cerute fără justificare

Istoricul profesional nu autorizează verificarea generală a:

• diagnosticului medical;
• opiniilor politice sau religioase;
• situației familiale fără legătură cu munca;
• conturilor private de social media;
• cazierului judiciar pentru orice post;
• datoriilor și istoricului de credit fără temei special;
• salariilor anterioare doar pentru a reduce oferta.

Pentru unele profesii, legea poate cere cazier, autorizări, avize medicale ori verificări de integritate. Excepția trebuie legată de funcția concretă și de actul normativ aplicabil.

Întrebări frecvente

Mai pot folosi Revisal în 2026?

Nu pentru transmiterea registrului. După perioada de tranziție, operarea se face prin REGES-ONLINE.

Extrasul REGES dovedește vechimea?

Da, extrasul reflectă datele oficiale înscrise în Registru și poate servi la dovedirea vechimii. Pentru perioade vechi sau date lipsă pot fi necesare și alte acte.

Angajatorul poate refuza copiile dosarului?

Nu poate refuza generic documentele care te privesc. Cererea trebuie să fie clară, iar copiile existente în dosarul personal se eliberează în termenul legal, certificate pentru conformitate.

Pot șterge un fost loc de muncă din istoric?

Nu dacă înregistrarea reflectă un contract real. Dreptul la ștergere din GDPR nu elimină obligațiile legale de evidență și arhivare.

Cine corectează datele greșite?

Angajatorul care le-a transmis operează corecția și trebuie să păstreze documentele justificative. Salariatul nu editează singur contractele din Registru.

Istoricul arată contribuțiile la pensie?

Nu în mod complet. Pentru contribuții și stagiu trebuie consultată evidența sistemului public de pensii.

Verificarea utilă o dată pe an

Descarcă periodic extrasul centralizator din REGES-ONLINE și compară-l cu documentele tale. Verifică în special data începerii, funcția, norma, salariul, suspendările și încetarea. O eroare observată cât angajatorul funcționează și documentele sunt ușor accesibile se rezolvă, de regulă, mai simplu decât una descoperită după ani, la pensionare sau într-un litigiu.