Răspuns rapid: Expresia „legalizare acte” poate desemna patru proceduri diferite: copie legalizată, legalizarea semnăturii traducătorului, apostilă sau supralegalizare. Apostila nu este aplicată în mod general de Ministerul Afacerilor Externe: prefecturile apostilează acte administrative, tribunalele acte judiciare, iar camerele notarilor acte notariale. Înainte de orice plată, cere instituției care va primi documentul lista exactă de formalități.

Ce certifică fiecare procedură

Copia legalizată

Notarul confruntă copia cu originalul prezentat și certifică faptul că reproducerea corespunde acelui original. Nu confirmă că afirmațiile din document sunt adevărate și nici că emitentul privat avea dreptul să le facă.

Nu se poate obține o copie legalizată doar dintr-o fotografie, scanare, copie simplă sau document pe care scrie „conform cu originalul”. Solicitantul trebuie să prezinte originalul în forma acceptată de lege.

Traducerea legalizată

În exprimarea curentă, este traducerea realizată de un traducător autorizat, a cărui semnătură este legalizată de notar. Notarul confirmă semnătura și calitatea traducătorului în condițiile procedurii, nu reface automat traducerea.

Ordinea traducerii și apostilei depinde de cerința destinatarului. Uneori se apostilează originalul și apoi se traduce întregul ansamblu; în alte situații este cerută apostilarea traducerii notariale.

Apostila

Apostila prevăzută de Convenția de la Haga din 1961 atestă autenticitatea semnăturii, calitatea semnatarului și, după caz, sigiliul ori ștampila actului oficial. Nu certifică exactitatea conținutului și nu echivalează studiile, calificarea sau hotărârea.

Este folosită între state pentru care Convenția Apostilă produce efecte. Lista statelor și eventualele obiecții trebuie verificate la data depunerii.

Supralegalizarea

Pentru un stat în care Convenția Apostilă nu se aplică și în lipsa unei scutiri prin tratat, actul parcurge lanțul de certificări cerut de statul emitent și statul de destinație. Traseul diferă pentru actele administrative, notariale și judiciare.

Apostila și supralegalizarea sunt alternative în situațiile obișnuite, nu etape care se aplică una după alta aceluiași act.

Mai întâi verifică dacă formalitatea este necesară

Un act folosit în alt stat nu are automat nevoie de apostilă. Pot exista:

• tratate bilaterale care elimină legalizarea;
• norme europene care scutesc anumite documente publice;
• proceduri instituționale care acceptă verificarea electronică;
• cerința unei traduceri simple, autorizate ori legalizate;
• o cerință suplimentară de recunoaștere sau echivalare, distinctă de autenticitate.

Regulamentul (UE) 2016/1191 simplifică circulația în UE a anumitor documente publice privind, între altele, nașterea, decesul, căsătoria, domiciliul, cetățenia și cazierul. Pentru documentele din domeniul său, autoritățile statelor membre nu pot cere apostilă. Formularul standard multilingv poate reduce nevoia traducerii, dar nu acoperă orice tip de act.

Cine aplică apostila în România

Instituțiile prefectului

Prefecturile apostilează acte oficiale administrative, în original, precum anumite:

• certificate și extrase de stare civilă;
• certificate de cazier;
• acte de studii vizate în prealabil de instituția competentă;
• documente medicale sau profesionale;
• certificate administrative și fiscale.

Serviciul prefecturilor este gratuit. Certificatele de stare civilă și cazier judiciar pot fi apostilate la orice instituție a prefectului; pentru alte documente se verifică regulile de competență.

Din 2026, HUB-ul MAI permite solicitarea apostilei digitale pentru acte oficiale emise electronic și semnate digital. Un document emis pe hârtie primește apostilă în formatul corespunzător; o scanare încărcată nu devine act electronic original.

Tribunalele

Tribunalele aplică apostila pe actele judiciare din competența lor: de exemplu, hotărâri judecătorești în forma cerută, acte ale instanțelor sau executorilor, potrivit regulilor aplicabile.

Hotărârea trebuie, de regulă, pregătită de instanța emitentă cu mențiunile necesare. O copie descărcată de pe portalul instanțelor nu este suficientă.

Camerele notarilor publici

Camerele notarilor aplică apostila pe actele notariale: înscrisuri autentice, legalizări de semnătură, acte cu dată certă și traduceri legalizate, între altele.

Notarul care întocmește actul și camera care aplică apostila au roluri diferite. Întreabă biroul notarial la ce cameră trebuie depus documentul.

Prefectura nu apostilează „doar actele locale”

Textul vechi potrivit căruia prefectura ar apostila documente locale, iar MAE pe cele naționale este incorect. Criteriul principal este natura actului și autoritatea competentă prevăzută de lege, nu importanța națională sau locală a emitentului.

De exemplu, o diplomă nu merge automat direct la prefectură. Poate necesita viza inspectoratului școlar sau a Centrului Național de Recunoaștere și Echivalare a Diplomelor, în funcție de act, înainte de apostilare.

Acte românești pentru un stat din afara Convenției

În cazul supralegalizării:

1. identifică tipul actului: administrativ, notarial sau judiciar;
2. obține certificările prealabile cerute pentru emitent;
3. urmează traseul autorității române competente;
4. verifică formalitatea MAE și a misiunii diplomatice a statului de destinație;
5. verifică ordinea traducerii.

Ministerul Justiției precizează că supralegalizează numai acte judiciare române din categoria sa, nu orice document. Pentru hotărâri, cere copie legalizată de instanța care le-a pronunțat, cu semnatarul identificat clar.

Ambasada poate impune programare, taxă, traducere sau documente suplimentare. Informația trebuie cerută direct misiunii statului de destinație.

Acte străine folosite în România

România nu aplică apostila pe un document emis de alt stat. Apostila sau supralegalizarea se obține în statul de origine, de la autoritățile sale.

După sosirea în România pot fi necesare:

• traducerea în limba română;
• legalizarea semnăturii traducătorului;
• transcrierea unui act de stare civilă;
• recunoașterea unei hotărâri străine;
• echivalarea studiilor;
• verificarea unui certificat profesional.

Apostila confirmă originea actului, dar nu înlocuiește aceste proceduri.

Copia, originalul și documentul electronic

Instituțiile prefectului apostilează actul administrativ în original, în formatul în care a fost emis: hârtie semnată olograf sau document electronic semnat digital. Printarea unui PDF semnat electronic poate pierde caracterul verificabil al originalului.

Înainte de imprimare sau conversie:

• descarcă documentul complet;
• păstrează fișierul original și semnătura;
• verifică validitatea certificatului digital;
• întreabă destinatarul dacă acceptă apostila electronică;
• nu modifica și nu combina fișierele.

România recunoaște apostile electronice străine în condițiile notificărilor statului emitent în programul e-APP al Conferinței de la Haga.

Costuri și termene

Apostila prefecturii este gratuită. HUB-ul MAI arată că apostila pentru documente administrative electronice se emite, de regulă, în aceeași zi.

Copiile și traducerile legalizate au onorarii notariale și costuri de traducere. Camerele notarilor, misiunile diplomatice și curierii pot avea tarife distincte. Pentru supralegalizarea actelor judiciare, Ministerul Justiției indică o taxă judiciară de timbru de 10 lei pentru fiecare act, conform paginii sale procedurale.

Nu cumpăra servicii urgente înainte de a confirma că documentul, viza prealabilă și autoritatea aleasă sunt corecte. O apostilă aplicată pe documentul greșit nu rezolvă dosarul.

Checklist înainte de depunere

1. În ce țară și la ce instituție va fi folosit actul?
2. Destinatarul cere original, copie sau document electronic?
3. Există scutire prin regulament UE ori tratat?
4. Este nevoie de apostilă sau supralegalizare?
5. Cine este competent: prefectură, tribunal sau camera notarilor?
6. Actul necesită viză prealabilă?
7. Traducerea se face înainte sau după formalitatea internațională?
8. Cât timp este considerat valabil documentul de destinatar?
9. Este necesară echivalarea ori recunoașterea separată?

Solicită răspunsul în scris. Cerințele unei universități pot fi diferite de cele ale unei autorități de stare civilă din aceeași țară.

Întrebări frecvente

Apostila dovedește că documentul spune adevărul?

Nu. Ea certifică originea formală — semnătura, calitatea semnatarului și sigiliul — nu conținutul.

Pot apostila o copie simplă?

Prefectura cere actul administrativ original. Pentru un act notarial sau o copie legalizată se verifică procedura camerei notarilor.

Apostila expiră?

Convenția nu stabilește un termen general al apostilei, dar documentul suport poate avea valabilitate limitată, iar instituția destinatară poate cere un act recent.

Orice act pentru UE este fără apostilă?

Nu. Regulamentul 2016/1191 acoperă anumite documente publice. Pentru diplome, procuri, acte comerciale sau alte categorii trebuie verificat temeiul concret.

Surse oficiale

• HUB MAI — apostila pentru acte administrative
• Portalul prefecturilor — documentele necesare
• UNNPR — apostilarea și supralegalizarea actelor notariale
• Ministerul Justiției — supralegalizarea actelor judiciare române
• Convenția Apostilă din 1961

Procedura corectă se stabilește după document, emitent, stat și instituția destinatară. Termenul generic „legalizare acte” nu este suficient pentru alegerea autorității.